PERANAN DAN TUGAS SEKRETARIS

PERANAN DAN TUGAS SEKRETARIS

“A Secretary assist an excecutive in carrying out the detail o his work. The executive depend ons upon his secretary primarly for assistance in handling the details of communications such as telephoning, telegraphing, filling and duplicating.’’Beamer, Hanna, Popham ( Effective Secretarial Practise).

 Secara general peranan sekretaris menyangkut :

1.        Terhadap atasan :

·         Sumber dan filter informasi bagi pimpinan, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.

·         Assiten/tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan. Mulai dari administrative sampai human relations.

·         Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.

·         Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide.

·         Secret Keeper/pemegang rahasia pimpinan kaitannya dnegan tugas perusahaan.

·         Mediator pimpinan dengan bawahan.

            2.       Terhadap bawahan/karyawan :

•   Membantu memberikan motivasi kepada karyawan lain.

•   Mediator antara bahawan/karyawan dengan pimpinan.

•   Membantu/memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan.

•   Memberikan rasa puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja mereka.

 TUGAS SEKRETARIS

Di banding dengan posisi lain, sekretaris termasuk karyawan yang memiliki multi tugas, di antaranya :

1.        Menurut wewenangnya.

Ø  Tugas rutin. Meliputi pengetikan, making call, menerima tamu, korespondenci, filling, surat menyurat.

Ø  Tugas instruksi. Meliputi penyusunan jadwal perjalanan, making appointment, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, arrange schedule.

Ø  Tugas kreatif. Meliputi pembuatan formulir telepon, dokumentasi,mengirim ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan.

2.       Menurut jenis tugasnya.

Ø  Tugas administrasi.perkantoran. meliputi surat menyurat, pembuatan laporan, filling.

Ø  Tugas resepsionis. Meliputi making call, melayani tamu, menyusul jadwal pertemuan pimpinan.

Ø  Tugas social. Meliputi mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan selamat kepada relasi, mempersiapkan respsi/jamuan.acara resmi kantor.

Ø  Tugas insidentil. Meliputi mempersiapkan rapat,mempersiapkan pidato, presentasi, dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.