Definisi Administrasi Perkantoran

v Pengertian Administrasi Perkantoran

Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata ad
yang berarti intensif dan ministraire yang berarti to serve (melayani). Literatur lain
menjelaskan bahwa administrasi merupakan terjemahan dari bahasa Inggris yaitu
administration yang bentuk infinitifnya adalah to administer. Dalam Oxford Advanced
Learner’s Dictionary of Current English (1974), kata administer diartikan sebagai to
manage (mengelola) atau to direct (menggerakkan) (Ulbert Silalahi 1992: 2-3).

Kata administrasi juga berasal dari bahasa Belanda, yaitu administratie yang meliputi kegiatan
catat mencatat, surat menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya
yang bersifat teknis ketatausahaan (clrecical work) (Suwarno Handayaningrat, 1988: 2)
Secara ilmu, menurut Leonard D. White (dalam Introduction to Study of Public
Administration), administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada
semua usaha kelompok Negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar atau yang
kecil dan sebagainya. Sementara itu The Liang Gie (1980) menyatakan bahwa administrasi
adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan
oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu.

William H. Newman (dalam Administrative Action The Techniques of Organization and Management)
mendefinisikan administrasi sebagai pembimbingan, kepemimpinan dan pengawasan
usaha-usaha suatu kelompok orang-orang ke arah pencapaian tujuan bersama. Sondang P.
Siagian (dalam Filsafat Administrasi) berpendapat bahwa administrasi merupakan
keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas
rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Sementara
itu Dwight Waldo (1971) mendefinisikan administrasi sebagai suatu daya upaya manusia
yang kooperatif yang mempunyai tingkat rasionalitas yang tinggi.

 

v Definisi/Pengertian Administrasi

Istilah administrasi berasal dari bahasa latin yaitu “Ad” dan “ministrate” yang artinya pemberian jasa atau bantuan, yang dalam bahasa Inggris disebut “Administration” artinya “To Serve”, yaitu melayani dengan sebaik-baiknya.

Pengertian administrasi dapat dibedakan menjadi 2 pengertian yaitu :

Ø  Administrasi dalam arti sempit. Menurut Soewarno Handayaningrat mengatakan “Administrasi secara sempit berasal dari kata Administratie (bahasa Belanda) yaitu meliputi kegiatan cata-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, keti-mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan”(1988:2). Dari definisi tersebut dapat disimpulkan administrasi dalam arti sempit merupakan kegiatan ketatausahaan yang mliputi kegiatan cata-mencatat, surat-menyurat, pembukuan dan pengarsipan surat serta hal-hal lainnya yang dimaksudkan untuk menyediakan informasi serta mempermudah memperoleh informasi kembali jika dibutuhkan.

Ø  Administrasi dalam arti luas. Menurut The Liang Gie mengatakan “Administrasi secara luas adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu”(1980:9). Administrasi secara luas dapat disimpulkan pada dasarnya semua mengandung unsur pokok yang sama yaitu adanya kegiatan tertentu, adanya manusia yang melakukan kerjasama serta mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Pendapat lain mengenai administrasi dikemukan oleh Sondang P. Siagian mengemukakan “Administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara 2 orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya” (1994:3). Berdasarkan uraian dan definisi tersebut maka dapat diambil kesimpulan bahwa administrasi adalah seluruh kegiatan yang dilakukan melalui kerjasama dalam suatu organisasi berdasarkan rencana yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan.

v  Peranan Tugas Sekreretaris

“A Secretary assist an excecutive in carrying out the detail o his work. The executive depend ons upon his secretary primarly for assistance in handling the details of communications such as telephoning, telegraphing, filling and duplicating.’’Beamer, Hanna, Popham ( Effective Secretarial Practise).

v  TUJUAN DAN SASARAN  Untuk mewujudkan Visi dan Misi yang telah ditetapkan, maka Bagian Kesehteraan Rakyat menetapkan suatu tujuan dan sasaran yang lebih fokus dalam upaya mencapai tujuan. Adapun Tujuan dan sasaran yang ingin dicapai pada Bagian Kesejahteraan Rakyat Sekretariat Daerah Kabupaten Klungkung Tahun 2009 adalah sebagai berikut : ·         Tujuan : 1.       Terciptanya komunikasi dan koordinasi dengan instansi terkait dilingkungan  Pemerintah Daerah Kabupaten Klungkung Bidang Pendidikan, Pemuda, Olah Raga, Kesehatan Pemberdayaan Masyarakat, Perempuan, Keluarga Berencana Agama, Sosial Tenaga Kerja, Kependudukan, Transmigrasi dan Penanggulangan Bencana. 2.       Terwujudnya penyelenggaraan administrasi, keuangan dan distribusi informasi dengan akurat dan tepat waktu melalui peningkatan sarana dan prasarana yang Memadai melalui peningkatan sarana dan prasarana yang memadai bagi aparatur pemerintah dalam melaksanakan tugas dan fungsi masing-masing untuk tercapainya Visi dan Misi satuan kerja 3.       Terlaksannya Tugas-tugas kedinasan bagi atasan dengan instansi terkait..   ·         SASARAN Sasaran merupakan hasil yang ingin diperoleh/dicapai dengan kurun waktu tertentu yang merupakan penjabaran dari tujuan di atas.Sasaran terbagi menjadi 2 kelompok yaitu : Sasaran Tahunan dalam RKT dan Sasaran dalam Kurun Waktu Renstra. Sasaran tahunan dalam Rencana Kerja Tahunan (RKT) adalah sasaran yang ingin dicapai dalam jangka waktu satu tahun tertentu . Sedangkan dalam kurun waktu Renstra adalah kumpulan sasaran tahunan yang ingin dicapai dalam kurun waktu Renstra. Sasaran dalam kurun waktu Renstra pada Bagian Kesejahteraan Rakyat Sekretariat Daerah Kabupaten Klungkung Tahun 2009- 2013 yaitu ;  - Mengkoordinasikan dan mensinergikan kebijakan Kepala daerah dengan dinas Daerah dan lembaga Teknis daerah sehingga dapat mendukung penyelenggaraan pemerintahan  - Penyediaan fasilitas / alat-alat sarana dan prasarana kantor sehingga pelaksanaan kegiatan tidak terhambat yang disebabkan oleh kelangkaan sarana dan prasarana pendukung.  Selanjutnya Sasaran Tahunan yang tercantum dalam RKT akan diuraikan lebih lanjut di bawah ini . Kebijakan dan Program Strategi untuk mencapai tujuan dan sasaran dirumuskan dalam kebijakan dan program ; 1.       Kebijakan; merupakan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan oleh yang berwenang untuk dijadikan pedoman, pegangan atau petunjuk dalam pengembangan / pelaksanaan program dan kegiatan guna tercapainya keterpaduan dan kelancaran dalam melaksanakan kegiatan. 2.       Program; adalah kumpulan kegiatan yang sistematis dan terpadu untuk mewujudkan tujuan dan sasaran. Mengacu pada visi dan misi pembangunan Bagian Kesejahteraan Rakyat Sekretariat Daerah Kabupaten Klungkung, maka tahun 2009 ditetapkan suatu program yaitu : 1. Program Pelayanan Administrasi Perkantoran 2. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur Fokus kegiatan yang dilaksanakan dalam rangka mendukung program pembangunan di Kabupaten Klungkung Tahun 2009 antara lain : 1.  Program Pelayanan Administrasi Perkantoran 1. Penyediaan Jasa Komunikasi, Sumber Daya Air dan Listrik 2. Penyediaan Jasa Administrasi Keuangan 3. Penyediaan alat Tulis Kantor 4. Penyediaan Barang Cetakan dan Penggandaan 5. Penyediaan Komponen Instalasi Listrik/Penerangan Bangunan Kantor 6. Penyediaan Peralatan dan Perlengkapan Kantor 7. Penyediaan Bahan Logistik Kantor 8. Penyediaan Makanan dan Minuman 9. Rapat-rapat Koordinasi dan Konsultasi ke Luar Daerah 10. Penyediaan Jasa Pendukung Administrasi/Teknis Perkantoran 2. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur 1. Pemeliharaan Rutin / Berkala Gedung Kantor 2. Pemeliharaan Rutin / Berkala Kendaraan Dinas / Operasional 3. Pemeliharaan Rutin / Berkala Perlengkapan Gedung Kantor