Kamis, 29 September 2011

Jenis-Jenis Sekretaris

Diposkan oleh Nurull Loneliness di 18.12

Jenis Sekretaris

B. Jenis Sekretaris
Berdasarkan kedudukan, wewenang dan tanggung jawabnya sekretaris dibedakan menjadi dua macam, yaitu :
1. Sekretaris Instansi (Organisasi): yaitu sekretaris yang berfungsi sebagai Office manager karena secara formal menjalankan fungsi manajer yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor. Sekretaris Organisasi sering disebut Executive Secretary dan memiliki pegawai atau karyawan. Contoh Sekretaris Jenderal, Sekretaris Inspektorat Jenderal, Sekretaris Wilayah, Sekretaris Dewan , Sekretaris Yayasan, Sekretaris dalam perusahaan (business secretary). Sebagai Executive secretary harus paham akan tujuan-tujuan, prinsip-prinsip, azas-azas manajemen serta organisasi dengan baik. Paham mengenai sifat urusannya sehingga mampu merencanakan, menyusuan struktur dan tata organisasi (sekretariat) dengan baik.
2. Sekretaris Pribadi : yaitu sekretaris yang hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai
mediator (perantara) pimpinan. Sekretaris pribadi bukanlah manajer dan tidak mempunyai anak buah. sebagai contoh Sekretaris Direktur, Sekretaris Manajer, Sekretaris Rektor. Sekretaris Pribadi merupakan tangan kanan pimpinan. Ia harus mampu mencegah pimpinan agar jangan sampai kelebihan beban atau persoalan kecil yang kurang penting, sehingga pimpinan dapat berkonsentrasi pada persoalan yang lebih penting. Oleh karena itu ia harus berusaha mengenal sifat dan pribadi pimpinannya, adat kebisaaan, kegemaran /hobby, kelebihan dan kekurangan dan melindungi pimpinan agar jangan sampai terjerumus, cara dan kemampuan kerjanya, keperluan
dalam melaksanakan tugasnya sehingga pekerjaanya menjadi lebih baik.
Berdasarkan kemampuannya dan pengalaman kerjanya, sekretaris dapat dibedakan menjadi :
1. Sekretaris Junior : yaitu sekretaris ysng baru meniti kariernya sebagi sekretaris. Ia baru keluar dari pendidikan sekretaris, jadi belum meiliki pengalaman kerja.Sekretaris Junior perlu banyak belajar dan bimbingan dari seorang Sekretaris Senior.
2. Sekretaris Senior : yaitu sekretaris yang sudah memiliki profesionalisme yang mantap, dapat berdiri sendiri mengatasi masalah yang timbul dalam melaksanakan tugasnya.
C. Tugas Tugas Sekretaris
Tugas seorang sekretaris dapat dikelompokkan ke dalam 8 macam sebagai berikut :
1. Tugas–tugas rutin, yaitu tugas-tugas yang harus dikerjakan setiap hari tanpa memerlukan perintah khusus, perhatian khusus atau pengawasan khusus. Misalnya tugas membuka surat, menerima tamu, menyimpan surat/arsip, menerima telepon, menyusun dan membuat jadawal pimpinan.
2. Tugas-tugas khusus, yaitu tugas-tugas yang diperintahkan oleh pimpinan dengan penyelesaian secara khusus dengan dimintai pendapatnya, pertimbangan dan pengalamannya. Tugas tersebut diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa sekretaris mampu menyimpan kerahasiaan tugas. Misalnya mengonsep surat perjanjian antara perusahaan dengan rekanan, menyusun surat surat rahasia, menyusun acara pertemuan bisnis, pembelian kado/cinderamata, mengurus perjalanan bisnis /dinas pimpinan dan sebagainya.
3. Tugas-tugas istimewa, yaitu tugas-tugas yang menyangkut keperluan pimpinan antara lain. �� Membetulkan letak alat-alat tulis pimpinan beserta perlengkapan yang diperlukan �� Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada para relasinya �� Bersama-sama atau mewakili sesorang menerima sumbangan-sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya �� Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan �� Memeriksa hasil pengumpulan dan/uang atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan �� Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemua bisnis �� Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor yang perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor. 4. Tugas Resepsionis, yaitu tugas sebagai penerima tamu , antara lain : �� Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon �� Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan �� Mencatat janji-janji untuk pimpinan �� Menyusun kerja sehari-hari pimpinan 5. Tugas Keuangan, yaitu tugas mengelola keuangan, antara lain : �� Menangani urusan keuangan pimpinan dengan bank, misalnya penyampaian/ penyimpanan uang di bank �� Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan �� Mengurus kas kecil, yaitu mencatat dan menyediakan dana untuk pengeluaran rutin sehari-hari yang jumlahnya relatif kecil. 6. Tugas Sosial, yaitu tugas amal dan kemasyarakatan, antara lain : �� Mengurus rumah tangga kantor pimpinan �� Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor beserta pengurusan undangan �� Menyumbang untuk amal, bakti sosial 7. Tugas Insidental, yaitu tugas yang dilaksanakan pada waktu dan kedaan tertentu, antara lain : �� Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, pidato atau pernyataan pimpinan �� Membuat ikhtisar dari berita atau karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan �� Mengoreksi bahan cetakan seperti brosur, undangan, prospectus, formulir dan daftar yang dikonsep pimpinan �� Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan �� Membantu penerbitan intern organisasi 8. Tugas-tugas sekretaris dalam Business Meeting, yaitu tugas sekretaris dalam mengorganisir suatu pertemuan bisnis. Agar pertemuan dapat membawa hasil maka pedomannya yaitu : �� Waktu dan tempat harus dipastikan �� Makan dan minum disediakan �� Sediakan kertas kerja, brosur dan alat tulis �� Waktu pertemuan hendaknya diatur bebas dari acara-acara lain �� Jadwal pertemuan diatur secara baik agar pertemuan membawa kesan yang menyenangkan �� Pilihlah hari yang tepat, misalnya antara hari Selasa, Rabu dan Kamis.

0 komentar:

Poskan Komentar

 

Administrasi Perkantoran Copyright © 2011 Design by Ipietoon Blogger Template | web hosting